Методические указания. Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

- межархивными (Росархив - архивы);

- внутриархивными (архив - фонд);

- межфондовыми (фонд - дело);

- внутрифондовыми (дело - документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные и информа­ционно-поисковые. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.

В каждом архиве в нашей стране, как в государственном, так и ведомственном имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учёта, поиска и использования хранящихся документов.

Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Основные термины, связанные с системой такого аппарата закрепляет ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архивный справочник – информационное-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную.

Кроме архивных справочников существуют учётные документы, которые также выполняют справочные функции.

Структура архивных справочников:

- Архивный фонд РФ;

- Центральный фондовый каталог Росархива;

- справочники и указатели общероссийского значения;

- сеть архивов;

- фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

- путеводители и указатели межархивного значения;

- архив;

- путеводитель или краткий справочник;

- книга поступлений;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи;

- каталоги;

- тематические обзоры;

- указатели;

- паспорт архива.

Справочники фонда:

- лист фонда;

- опись;

- обзор фонда;

- каталоги;

- указатели;

- тематические путеводители;

- каталоги;

- указатели;

- тематические и фондовые обзоры;

- внутренняя опись дела;

- аннотация;

- заверительная надпись.

Основные архивные справочники:

- опись;

- каталог;

- путеводитель;

- обзор документов;

- архивный указатель;

- историческая справка.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) – совокупность взаимосвязанных учётных документов и архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации.

Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем и принятых в практике архивов информационных документов.

В СНСА входят справочники, выполняющие:

- учётно-контрольную функцию;

- информационно-поисковую функцию.

Совершенствование научно-справочного аппарата архива, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией – одна из главных задач. Эффективность функционирования НСА напрямую зависит от правильного описания этих документов.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществляется с помощью комплекса критериев:

- многосторонность информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества);

- актуальность;

- практическая ценность;

- степень сохранности.

Каждый справочник архива кроме обязательных элементов может при необходимости включать дополнительные элементы из числа интеллектуальных.

Для каждого справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным. Набор дополнительных элементов также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.

Описи дел. Опись – базовый справочник, осуществляющий две функции:

- учётную;

- информационно-поисковую.

Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах.

Архивная опись была и остаётся основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе описи составляются другие типы и виды архивных справочников, поэтому качество описи влияет на качество системы НСА архивов в целом.

Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.

Каталоги могут составляться на любой комплекс документов – от части фонда до АФ РФ в целом в зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.

В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления; предметными и их разновидностями – именной и географический. Систематические и тематические каталоги – справочники алфавитной структуры.

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нём ведётся по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, управления) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.

В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краёв, областей).

Каталог – обязательный элемент системы НСА архива, единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. Именно каталог приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью её детализации.

Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.

Виды путеводителей по архиву:

- путеводитель по фондам архива;

- краткий справочник по фондам архива;

- путеводитель по архивам;

- тематический путеводитель по фондам.

Виды межархивных путеводителей:

- путеводитель по архивам;

- краткий справочник по фондам архивов;

- путеводитель по фондам архивов;

- тематический путеводитель по фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов. Он относится к научно-популярным изданиям очеркового типа и может носить рекламный характер. Зачастую его подготовка связана с юбилейными датами.

Путеводитель по фондам (архива) архивов – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые входят:

- номер фонда;

- объём;

- крайние даты документов;

- состав научно-справочного аппарата к фонду.

Краткий справочник даёт самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).

Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо даётся в сжатой форме.

Тематический путеводитель – систематизированный перечень характеристик документов по определённой теме со всеми входящими в неё узкими темами и вопросами. Он может создаваться:

- по документам всех федеральных, государственных архивов и центров,

- по документам всех или нескольких архивов субъекта РФ;

- муниципальных архивов;

- по документам отдельного архива или центра;

- государственного или муниципального архива;

- по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

Путеводитель по архивам – систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся там документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов РФ или её регионов.

К путеводителю составляются указатели:

- именной;

- географический;

- хронологический;

- указатель фондов, включённых в справочник;

- указатель учреждений, организаций, предприятий.

В качестве приложений могут быть даны:

- сведения об изменении административно-территориального деления;

- списки ликвидированных, объединённых, переданных в другие архивы фондов;

- сведения о составе научно-справочного аппарата архива.

Указатель – тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по другому признаку перечень названий ( наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.

Указатели могут быть:

- межархивные;

- межфондовые;

- внутрифондовые.

Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.

По структуре информации(по степени свёртывания) указатели делятся на глухие и аннотированные.

По объёму информации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развёрнутыми.

По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные.

По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности.

К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся:

- систематический;

- тематический;

- хронологический;

- предметный;

- географический (разновидность предметного);

- именной.

К основным видам структурной группы относятся:

- структурный;

- отраслевой;

- функционально-производственный.

Самым распространённым указателем предметно-тематической группы является предметный указатель – вид, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.

Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера.

Специальный состоит из однородных предметных понятий:

- личные имена;

- названия учреждений;

- названия видов документов.

К специальным предметным указателям относятся:

- указатели видов документов;

- авторский;

- учреждений;

- географический;

- именной.

Назначение общих и специальных предметных указателей – интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространёнными являются разновидности предметного указателя: именной и географический.

Географический указатель содержит топонимы, то есть имена собственные географических или топографических объектов. Информация в нём представлена по названиям географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.

Именной указатель содержит фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички.

Группировка понятий внутри указателей, и общих и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.

Тематический указатель – разновидность предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными или системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений, связанные с этими фактами и явлениями.

Систематический указатель – вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определённой схеме классификации.

Хронологический указатель – вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.

Структурный указатель – вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.

Отраслевой указатель – вид, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.

Обзор - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав НСА госархива, хотя и не является обязательным.

Видами обзора являются:

- обзор фонда;

- тематический обзор фонда (фондов одного архива);

- тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор).

Схема построения обзора архивного фонда:

- структурная - при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;

- отраслевая (функциональная) - при отсутствии четкой струк­туры фондообразователя и соответственно фонда;

- тематическая - группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

- хронологическая - группировка и изложение содержания документов по хронологии;

- номинальная - группировка и изложение содержания докумен­тов по их видам.

Схема построения тематического обзора документов:

- отраслевая (функциональная);

- тематическая;

- хронологическая.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержа­нии документов, их источниковедческий анализ, основные раз­новидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются назва­ниями архивов и номерами фондов

Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

- межархивными;

- межфондовыми;

- внутрифондовыми;

- на документы одной описи;

- нескольких описей фонда;

- целого фонда;

- нескольких фондов одного архива;

- нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

- к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

- к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются:

- глухими (без аннотаций);

- раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся:

- на алфавитные;

- систематические;

- хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, ес­ли фонд имеет сложную структуру, большое количество опи­сей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.

Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и по­исковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от­сылок.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

- историю фондообразователя;

- историю фонда;

- характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

- историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразова­нии);

- задачи и функции фондообразователя и их изменения;

- масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

- место фондообразователя в системе госаппарата, экономиче­ской, общественно-политической, культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности фондообразователя;

- структуру фондообразователя и ее изменения;

- крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

- дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов;

- особенности формирования, описания, систематизации документов;

- сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

- сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

- состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

- состав документов фонда, их виды, их крайние даты;

- особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

- порядок использования документов;

- характеристику научно-справочного аппарата.

Вопросы для самоконтроля

1 Первичная и вторичная документная информация.

2 Принципы построения научно-справочного аппарата.

3 Структура архивных справочников.

4 Три категории АФ.

5 Особенности оформления описи дел.

6 Классификация архивных каталогов.

7 Виды путеводителей по архиву.

8 Указатель как тип архивного справочника.

9 Схема построения обзора архивного фонда.